RECHTLICHES · STAND 27. OKTOBER 2026

Datenschutzhinweise

Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Coworking-Gästeportals und des zugehörigen Teamportals. Die Vereinsangaben wurden von der Website des Freundeskreises Marienland übernommen und um die Funktionen dieser Reservierungs-App ergänzt.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Freundeskreis Marienland e.V.
Berg Schönstatt 8, 56179 Vallendar
Vertreten durch die Vorsitzende Dr. Michaela Lomb und den zweiten Vorsitzenden Martin Klauer
E-Mail: info@freundeskreis-marienland.de
Telefon: +49 261 6506-2002

2. Reservierungsanfragen und Nachrichten

Bei einer Anfrage verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, Besuchsdatum und Uhrzeit, die Anzahl der gewünschten Arbeitsplätze sowie freiwillige Nachrichten. Hinzu kommen eine Vorgangsreferenz, der Bearbeitungsstatus und der Nachrichten- und Entscheidungsverlauf. Bitte übermittle über Freitextfelder keine Gesundheitsdaten oder andere besonders sensiblen Angaben.

Wir verwenden diese Daten zur Bearbeitung deiner Anfrage, zur Abstimmung deines Besuchs und zur Verwaltung der Reservierung. Die Verarbeitung erfolgt für vorvertragliche Maßnahmen beziehungsweise die Erfüllung der vereinbarten Nutzung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Pflichtangaben werden benötigt, um die Anfrage zu bearbeiten; ohne sie kann über das Formular keine Anfrage gestellt werden. Angaben in optionalen Nachrichtenfeldern sind freiwillig.

3. Persönlicher Vorgangslink

Du erhältst einen geheimen Link, der Zugriff auf genau deinen Vorgang erlaubt. Bitte bewahre ihn vertraulich auf und teile ihn nicht mit unbefugten Personen. In der Datenbank wird ein Prüfwert des Zugangsschlüssels gespeichert. Der Linkzugang endet grundsätzlich 30 Tage nach dem vorgesehenen Besuch; das Team kann ihn zuvor sperren oder nach Identitätsprüfung erneuern. Eine Erneuerung macht bisherige Links und zugehörige Sitzungen ungültig. Das Ende des Linkzugangs ist nicht mit der Löschung der Vorgangsdaten gleichzusetzen.

4. Technischer Betrieb und Sicherheit

Beim Aufruf der Portale werden technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browserinformationen verarbeitet. Sicherheitsprüfungen und Ratenbegrenzungen dienen dazu, Missbrauch zu verhindern. Das Teamportal verarbeitet zusätzlich Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, Berechtigungen, Passwortprüfwerte, Angaben zur Authenticator-Anmeldung und sicherheitsrelevante Verwaltungsereignisse. Grundlage dieser Sicherheitsverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und verlässlicher Betrieb.

Die Portale werden über Coolify auf dem kamuni-Server betrieben. Zugriff erhalten nur berechtigte Teammitglieder und gegebenenfalls für den technischen Betrieb erforderliche Dienstleister. Technische Dienstleister dürfen personenbezogene Daten nur im für ihre Aufgabe erforderlichen Umfang und im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben verarbeiten. Daten können außerdem an zuständige öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

5. Notwendige Cookies und eingebundene Inhalte

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für die Sitzung und den Schutz von Formularen gegen missbräuchliche Anfragen. Eine Sitzung endet nach 30 Minuten Inaktivität. Eine von dir gewählte helle oder dunkle Darstellung speichern wir ausschließlich lokal in deinem Browser. Diese Einstellung enthält keine Buchungs- oder Kontaktdaten. Die Portale setzen keine eigenen Werbe- oder Analyse-Cookies ein. Logos, Raumillustrationen und sonstige Seitengrafiken werden vom jeweiligen Portal selbst ausgeliefert. Es werden keine externen Karten, Videos oder Schrift-Dienste automatisch geladen. Wenn du einen externen Link aufrufst oder dein E-Mail-Programm öffnest, gelten dort zusätzlich die Hinweise des jeweiligen Anbieters.

6. E-Mail und Kalender

Ein automatischer E-Mail-Versand ist aktuell nicht eingerichtet. Dein persönlicher Vorgangslink wird nach dem Absenden direkt angezeigt. Nachrichten des Teams findest du in deinem Vorgang. Wenn du uns außerhalb der App per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir diese Angaben zur Bearbeitung deines Anliegens. Der Kalenderdownload ist freiwillig; beim Import einer ICS-Datei in einen Kalenderdienst gelten zusätzlich dessen Datenschutzhinweise. Der geheime Vorgangsschlüssel ist nicht Bestandteil der ICS-Datei.

7. Speicherdauer

Die Speicherdauer richtet sich nach der Bearbeitung deiner Anfrage, der Durchführung und Abwicklung des Besuchs sowie gegebenenfalls bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder der erforderlichen Klärung von Ansprüchen. Entfallen diese Zwecke und bestehen keine Aufbewahrungspflichten, sind die betreffenden Daten zu löschen. Eine automatische Löschung sämtlicher Vorgangsdaten ist derzeit nicht eingerichtet; Löschanliegen werden vom verantwortlichen Team bearbeitet. Technische Sitzungs- und Sicherheitsdaten sind für ihren jeweiligen Zweck zu begrenzen.

8. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dazu an die oben genannte Kontaktadresse; wir können zur Bearbeitung einen angemessenen Identitätsnachweis benötigen.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der für Rheinland-Pfalz zuständigen Behörde: Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

9. Entscheidungen über Anfragen

Über die Bestätigung oder Ablehnung einer Anfrage entscheidet das Team. Es findet über diese App keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt.

Grundlage: Vereinsangaben im Impressum und Datenschutzinformation des Freundeskreises Marienland. Die dortigen Ausführungen zur Vereinsmitgliedschaft wurden für diese Reservierungs-App nicht unverändert übernommen.